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辦公自動化系統

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辦公自動化系統

  我國在國家標準《智能建筑設計標準》(GB/T 50314-2000)中,對辦公自動化系統(Office Automation System,縮寫為OAS)定義為:它是應用計算機技術、通信技術、多媒體技術和行為科學等先進技術,使人們的部分辦公業務借助于各種辦公設備,并由這些辦公設備與辦公人員構成服務于某種辦公目標的人機信息系統,一實現辦公活動的科學化、自動化。辦公自動化系統的目的是盡可能充分地利用信息資源,提高生產率、工作效率和質量,輔助決策,提高管理和決策的科學化水平。
基本特征:
  1)交互性:一般的數據處理是單一的控制流,有事先確定的輸入輸出,無需人的干預;辦公自動化系統則往往需要根據不同的輸入調動不同的控制,因而人機對話,人的干預是必不可少的。
  2)協同性:辦公活動通常是有組織的分層次的群體活動。因此,辦公自動化系統硬支持組織機構內的所有工作人員能夠進行協同工作,以完成一項共同的任務。
  3)多學科交叉:辦公自動化系統的建立和發展是相關的現代科學技術交叉的結果,是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學、管理科學、系統工程學和現代通信技術等作為支撐平臺的。
  4)網絡化:現代辦公自動化系統是基于計算機網絡的,包括局域網(LAN)、因特網(Internet)、內聯網(Intranet)和外聯網(Extranet)。
  總之,辦公自動化是信息化社會最重要的標志之一,它的主要特征有:
  1)是一門綜合多種技術的新型學科,它涉及到文秘、行政管理、電子、機械、物理等,它的支持理論是行為科學、管理科學、社會學、系統工程學、人機工程學,其直接支撐的技術是計算機技術、通信技術、自動化技術等。
  2)是一個人機信息系統。一個完整的辦公自動化系統應包括有信息采集、信息加工、信息船體、信息保存等環節。OA綜合體現了人、機器、信息資源三者的關系。
  3)是人們為了提高辦公效率、辦公質量和舒適性從而產生更高價值信息的輔助手段。   4)是包括云因、數據、圖像、文字等信息的一體化處理,它把基于不同技術的辦公設備組合在一個系統中,使辦公室具有綜合處理這些信息的功能。
  5)辦公自動化系統是由通信完了系統(CNS)支持的信息處理系統,它與通信與網絡系統密切相關,在建立通信網絡系統的同時,也實現了數據交換和資源共享,即實際上已經包括了通信網絡系統(CNS)和辦公自動化系統(OAS)兩個子系統,即兩個子系統有著綜合的關系,或者說有著集成的關系。
  OA系統覆蓋的領域主要有數據處理、文檔管理、信息通信、音像處理、輔助決策和日程管理六個方面。
  1)數據處理:日程辦公信息的管理、業務統計數據的處理和部分數據的定量化分析處理等等。
  2)文檔處理:各種數據、報表、文件、檔案數據的存儲、查詢和管理,各類公文的準備、起草、匯報、下達、審批、批轉等等。
  3)信息通信:通過計算機技術、網絡技術、衛星、微波等通信技術,將辦公室的各類信息(包括語音、圖像、文字、數據等)傳送到辦公室業務所設計的各個地點。
  4)日程管理:自動編排辦公業務、工作計劃、裝備工作文件、記錄工作情況等。
  5)音像管理:語音輸入、電話/電視會議、音/像數據的存儲和通信等。
  6)輔助決策:提供決策者所需要的數據或文檔數據查詢,提供現代化的高質量的通信系統,以擴大決策者獲取各類音像、數據和文檔數據的能力,使其各種上報、下達、審批、批轉工作不受物理位置和決策者所處的環境的限制。

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